Skool Aankope Sagteware vir Suid-Afrikaanse Skole
Neem beheer van skoolaankope met digitale aanvrae, konfigureerbare goedkeuringsvloeie, professionele bestellings, verskafferbestuur en volledige begrotingsnasporing. Elke aankoop gedokumenteer van aanvraag tot aflewering met volle ouditspore.
Professionele Aankopebestuur
Skole maak duisende aankope jaarliks. Sonder 'n behoorlike stelsel word nasporing morsig, begrotings oorskry, en ouditnakoming ly. MyEncore bring orde, beheer en verantwoordbaarheid na skoolaankope.
Digitale Aanvrae
Gestroomlynde aankoopversoekproses:
- Personeel dien versoeke in via web of mobiele app
- Spesifiseer items, hoeveelhede en spesifikasies
- Kies voorkeur- of goedgekeurde verskaffers
- Heg ondersteunende dokumentasie aan
- Koppel aan departementele begrotingskodes
- Outomatiese rotering na goedkeurders
- Intydse statusnasporing
- Versoekgeskiedenis en herindiening
Goedkeuringsvloeie
Konfigureerbare magtigingsprosesse:
- Multi-vlak goedkeuringshiërargieë
- Waarde-gebaseerde roteringsdrempels
- Departementshoof-goedkeurings
- Finansiële komitee vir groot aankope
- Skoolhoof finale magtiging
- Mobiele goedkeuringskennisgewings
- Afgevaardige gesag tydens afwesigheid
- Goedkeuring-ouditspoor
Bestellingsbestuur
Professionele aankoopdokumentasie:
- Outo-genereer vanaf goedgekeurde aanvrae
- Skool-gemerkte bestellingsjablone
- Opeenvolgende bestellingnommering
- E-pos direk aan verskaffers
- Druk vir handtekening indien nodig
- Wysigings en hersienings nagespoor
- Bestellingstatus-monitering
- Koppel aan fakture en betalings
Begroting & Finansiële Beheer
Departementele Begrotingsnasporing
Intydse finansiële sigbaarheid:
- Ken begrotings per departement toe
- Spoor toegewysde vs werklike besteding
- Oorblywende begroting sigbaarheid
- Begrotingswaarskuwings en -kennisgewings
- Voorkom oor-begroting aanvrae
- Maandelikse en termynverslae
- Jaar-tot-datum opsommings
- Begroting vs werklike analise
Kwotasiebestuur
Mededingende aankopeondersteuning:
- Vang veelvuldige verskafferkwotasies
- Sy-aan-sy kwotasievergelyking
- Dokumenteer keuringsrasionaal
- Stoor kwotasie-aanhegsels
- Drie-kwotasie nakoming-nasporing
- Voorkeurverskaffer-vrystellings
- Kwotasiegeldigheid-monitering
- Oudit-gereed dokumentasie
Verskafferbestuur
Gesentraliseerde verskafferdatabasis:
- Goedgekeurde verskafferregister
- Kontakbesonderhede en voorwaardes
- BBSEB-status en -sertifikate
- Belastingnakoming-dokumentasie
- Aankoopgeskiedenis per verskaffer
- Prestasie-aantekeninge en -graderings
- Betalingsvoorwaardes-nasporing
- Verskaffer-kategorisering
Nakoming & Verslagdoening
Volledige Ouditspoor
Dokumentasie vir bestuur:
- Elke aksie met tydstempel en gelogge
- Wie het aangevra, goedgekeur, bestel
- Goedkeuringsopmerkings en redes
- Dokument-weergawegeskiedenis
- Verwerpingsredes aangeteken
- Wysigingnasporing
- Uitvoer vir ouditeurs
- PFMA-nakoming ondersteuning
Aflewering- & Ontvangsnasporing
Volledige bestellingslewenssiklus:
- Verwagte afleweringsdatums
- Goedere ontvang-bevestiging
- Gedeeltelike afleweringshantering
- Kwaliteitsinspeksie-aantekeninge
- Verskil-verslagdoening
- Verskaffer-kommunikasielogboek
- Outo-koppel aan bateregister
- Faktuurpassing
Aankope-analise
Insigte vir beter aankope:
- Besteding per kategorie en verskaffer
- Departementele bestedingspatrone
- Goedkeuringsiklustyd-analise
- Uitstaande bestellingsverslae
- Begrotingsbenuttingskoerse
- Verskaffer-konsentrasierisiko
- Koste-tendensanalise
- Uitvoer na Excel en PDF
Die Aankopeproses
Van versoek tot ontvangs in vier eenvoudige stappe
Personeel dien aanvraag met besonderhede in
Roteer na gepaste goedkeurders
Bestelling gegenereer en aan verskaffer gestuur
Aflewering bevestig en nagespoor
Geïntegreerde Finansiële Ekosisteem
Aankope verbind met ander MyEncore-modules
Neem Beheer van Skoolaankope
Professionele aankopebestuur met volledige sigbaarheid, begrotingsbeheer en ouditnakoming. Sluit aan by Suid-Afrikaanse skole wat hul aankope stroomlyn.
Bespreek 'n Gratis Demo